Frequently Asked Question

Pasos previos y configuraciones.
Antes de comenzar debemos configurar algunas opciones en Onap ERP para que permita el envío de las facturas al Suministro Inmediato de Información de la Agencia tributaria.

1. Certificado: Hemos de tener el certificado subido a Onap, este tiene que estar en formato .p12 , estar vigente e indicar la contraseña.
Para ello iremos a la "Configuración general", "SII" y ahí lo seleccionaremos.
Podríamos configurar el entorno de pruebas o el entorno real. En el entorno en pruebas nos permitiría enviar una factura de prueba y verificar que todas las configuraciones son correctas.
Indicaremos contraseña y fecha de caducidad.



2. Configurar el tipo contable para que las facturas que se generen sobre el tipo contable él se clasifiquen para el envío al SII.
Ir a "General" > "Tipos Contables" e indicar que se desea enviar facturas al SII.



3. Configurar las Series para que se puedan enviar al SII.



Envío y seguimiento.
Ahora ya podremos empezar con el envío de facturas.
Para realizar correctamente el envío y seguimiento usaremos nuestra herramienta, que permite visualizar los estados y los errores que se han podido provocar en las transmisiones de los envíos de facturas.
Accederemos bajo el menú "SII" > "Envío y seguimiento"




En envío y seguimiento podrás ver dos pestañas y dos sub-pestañas.
ENVIO: Desde aquí se envían las facturas, pero para ello primero deben de haber sido revisadas.
Facturas: A través de esta sub-pestaña se realizan los envíos de las facturas.
Con el check de ver detalle del envío, podemos obtener un detalle muy preciso de la comunicación que puede ayudar a nuestro equipo de soporte a solventar posibles incidencias. No es mandatorio usarlo.
Metálico: Se usa para los envíos de los cobros en metálico (Importes superiores a 6.000 euros que se hubieran percibido en metálico durante el ejercicio de una misma persona o entidad).

SEGUIMIENTO: En seguimiento podremos realizar todas las acciones con las facturas y modificar sus estados. Si no usamos filtros de estado veremos todas las facturas con sus distintos estados.




El filtro fecha permite filtrar las facturas entre fechas.
El filtro de facturas permite visualizar facturas de compra / gasto o facturas de venta.
Estados: Al filtrar encontraremos los siguientes estados.





¿Que significa cada uno de los estados?
NO APLICA EL SII
Facturas que por algún motivo no se envían al SII ( No se aplica ).
PENDIENTE DE REVISAR
Este es el estado original de las facturas, al grabarlas se sitúan en este estado.
PENDIENTE DE ENVIAR
Estado mediante el cual se pueden enviar
PENDIENTE DE RESPUESTA
Estado en el cual hacienda no ha realizado la respuesta bien de aceptación o de rechazo. Este estado es poco habitual verlo.
ACEPTADA POR HACIENDA
La factura ha sido enviada y aceptada correctamente sin errores.
ACEPTADA CON ERRORES
La factura ha sido aceptada y contiene errores, pero no son errores graves para ser rechazada
RECHAZADA
La factura contiene errores u omisiones de algún tipo de dato y hacienda la rechaza. Encontraremos la descripción del motivo de rechazo en cada registro de factura, y este nos ayudará a resolverlo.
Algunos posibles motivos: NIF erróneo, Factura de compra sin Referencia...etc...

Los estados son bastante claros algunos los podemos manipular y otros vienen dados por una situación de aceptación o rechazo por hacienda.

¿CÓMO CAMBIO DE ESTADO?
En el pié de la pestaña de seguimiento existe el desplegable "Nuevo estado", que permite realizar cambios múltiples por lotes o de manera individual sobre nuestras facturas.
¿Cual es el cambio más habitual que realizaremos?
Una vez se graban las facturas y decidimos realizar un lote de envíos, filtraremos por "pendientes de revisar" y sobre ellas haremos una inspección visual para asegurarnos que todas tienen los datos importantes.
Después realizaremos la selección de todas las facturas y a través de cambiar estado seleccionaremos el nuevo estado, que será "Pendientes de envío"
Ahora ya tenemos las facturas listas para ir a la pestaña "envío" y "enviar facturas pendientes"



ENVIAR FACTURAS
Una vez hemos revisado las "pendientes de revisar", cambiado el estado a "pendientes de enviar" nos situaremos en al pestaña "Envío"
Haremos clic en "Enviar facturas pendientes"


¿Como visualizo y confirmo que las facturas están correctamente enviadas?
Iremos a Seguimiento, usaremos el filtro "Aceptadas por hacienda" y lo verificaremos.

¿Cómo consultamos los estados en caso de que ocurran errores?
Si queremos revisar todos los estados de las facturas lo haremos desde la pestaña seguimiento
Ahí podremos ver si existen motivos de rechazo.


¿Cómo se corrigen los errores en facturas que han sido rechazadas?
Dependiendo de cada error se ha de tomar una acción determinada, modificando la cabecera de la factura o aquel dato que pudiera estar erróneo.
En caso de dudas consultar con nuestro soporte, estaremos encantados de ayudarle.

Permisos especiales.
Para poder realizar acciones sobre la cabeceras de facturas de compra y factura de venta activamos los siguientes permisos en Onap ERP:
(GEN) - Permitir modificar datos del cliente en las facturas de venta, incluso con procedencia
(GEN) - Permitir modificar datos del proveedor en las facturas de compra, incluso con procedencia
Estos permisos nos permite hacer cambios sin tener que deshacer la factura.
Ejemplo de modificación de los datos de un cliente:







Soporte
Nuestro equipo de soporte se encarga de dejar todo configurado cuando el cliente tiene obligación de adherirse al SII y así nos lo informa, le ayudamos en todo el proceso. Para los clientes nuevos se realiza la configuración y la formación en el proceso de implantación y puesta en marcha.
Se ha creado esta guía para dar autonomía al cliente en algunas configuraciones que ha de mantener.
Por ejemplo, actualizar certificados tras su caducidad y crear nuevas series.

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