Frequently Asked Question
¿Cómo puedo hacer una factura de certificación sobre una obra o proyecto?
Últimas actualizaciones hace 4 meses
En primer lugar vamos a aclarar algunos conceptos.
Esperamos guiaros a través de esta Faq en el proceso de facturación sobre obras o proyectos.
¿Qué es una factura de certificación?
Es una factura parcial o total sobre un proyecto u obra que normalmente facturaremos con un texto, aunque existen otras posibilidades que veremos más adelante.
En una certificación no se sirven líneas. Para esto ya existe la opción de servir. Pero si que controlaremos lo facturado contra lo ofertado, y tendremos relacionadas las líneas con la factura de certificación.
¿Entonces por que usar una certificación?
En obras que el avance se cobra por objetivos, certificar es facturar lo que se lleva hecho.
En obras o proyectos en las que hay entregas a cuenta, o lo que se ha acordado con el cliente según ciertos compromisos de pago temporales.
Por ejemplo: 30% al inicio, 30% a los 30 días y 40% al finalizar la obra.
Sobre una certificación podremos cargar los albaranes si ha existido producción, para que no se nos queden sin vincular, quedando totalmente relacionados cambiando su estado a “servido” aunque lo que hacemos realmente es “vincularlos” con la factura.
En el siguiente ejemplo mostramos la diferencia entre facturación normal y facturación por certificación.
Normal: Presupuesto > Pedido > Albaranes > Facturas ( existe un ciclo, aunque podremos saltar de Presupuesto > Factura o Presupuesto>Albaranes>Factura )
Certificación:
1ºPresupuesto > 1ª Factura con texto ( parcial )
2º Generar albaranes ( hacer los trabajos )
3º Certificar los albaranes contra la factura (si existiesen)
4ª Presupuesto> 2ª Factura con texto ( parcial )
5º Certificar los albaranes contra la factura (si existiesen)
6º Presupuesto> 3ª Factura con texto ( Resto pendiente )
7º Certificar los albaranes contra la factura (si existiesen)
Como podéis observar en la facturación por certificación existen facturas según ciertos hitos, bien por avance o según acuerdo.
¿Vale, y como hago una factura de certificación?
En primer lugar vamos a ver los requisitos.
Para hacer una factura de certificación es imprescindible que la oferta tenga ligado una obra o proyecto. Para que exista un proyecto en Onap y relacionarlo hemos de seguir ciertos pasos “lógicos”.
Puedes consultar la Faq de ¿Cómo iniciar el ciclo de venta desde oportunidad, oferta, obra, orden de trabajo?, aunque a continuación describiremos los pasos que son bastante simples.
1.Crear una oportunidad
2.Crear una oferta/ofertas vinculada a la oportunidad
3.Aceptamos una o varias ofertas.
4.Creamos el proyecto
5.Opcionalmente crearemos una Orden de trabajo ( si vamos a imputar horas )
Ya lo tengo, tengo la oferta con su obra, ¿ahora que?
Para poder hacer facturas de certificación hemos de ir a la oferta, seleccionarla, y al pie nos aparece la opción de Certificar.
En las opciones de certificar veremos que hay 3 opciones iniciales.
1 Línea con texto de certificación
Hace una factura con el texto introducido, coste y precio de venta que le indiquemos.
Con esta opción también podemos marcar:
-Incluir artículos del documento origen (oferta)
Esta opción añade debajo del texto de la certificación con artículo 0 las descripciones y cantidades de los artículos de la oferta.
-Incluir componentes de los artículos kit
Añade a la certificación los artículos que hay dentro de los kits (en caso que la empresa los use y le interese detallarlo en la factura)
Agrupar por familias del documento origen(albaranes): Hace una agrupación de las familias de los albaranes.
-Importe: Fijo, Suma de los albaranes, bases de la oferta: Esta opción permite elegir cual es el importe a facturar entre estas tres opciones.
-Destino: Nueva Certificación ( Nueva factura )
2 Líneas agrupadas de Mano de Obra y Materiales de albaranes
Esta opción es algo más avanzada, esta opción realiza la factura en base a los albaranes seleccionados agrupando en ella la mano de obra y los materiales en 2 líneas.
Por lo tanto será obligatorio tener albaranes seleccionados certificar con esta opción.
En caso que un artículo no tenga familia clasificada como de mano de obra o de materiales se añadirá una línea más adicional.
Líneas agrupadas por familia y detalle de artículos de albaranes
Esta también es una opción avanzada, realiza una factura agrupando por familia de artículo y con el detalle de los productos.
Con esta opción seleccionada podemos marcar: Agrupar artículos por familias del documento origen (albaranes) y esto nos habilita una ventana donde podemos ver como quedaría la factura y modificar los textos y observaciones.
Esta opción permite pre-configurar la forma en la que queda la factura, incluso modificando descripciones y textos antes de facturar.
Una vez está todo revisado, haremos clic en guardar cambios y entonces se habilita el botón de + Certificar.
Vale ya tengo las facturas de certificación hechas y he terminado el proyecto.
¿Qué hago con los albaranes que tengo pendientes?
Existe un proceso que permite “vincular” los albaranes pendientes con las facturas.
Este proceso normalmente se hace en cada certificación, pero también se puede hacer al final.
En la ventana de certificación, botón certificar desde la oferta, seleccionar Destino: Seleccionamos la factura contra la que queremos vincular los albaranes.
Seleccionamos los albaranes.
Ponemos cualquier cosa en Texto Certificación ( no es relevante, pero obligatorio )
Hacemos clic en certificar.
Si alguno de los albaranes no es seleccionable, el motivo puede ser que no está marcado como facturable.
Una vez hecho esto podremos ver que los albaranes ya aparecen como servidos. Y en las líneas de los albaranes se guarda la trazabilidad con la factura de certificación donde se han “vinculado”
Conclusiones sobre certificaciones:
Aunque la ventana de certificación parece compleja, normalmente en el ciclo e negocio de la empresa se usan las opciones más comunes “ 1 Linea con texto de certificación”
Con cada opción que seleccionemos al hacer clic en + Certificar, realiza la factura en borrador ( no se genera hasta que le damos a guardar ) , esto nos permite cancelar el proceso, y hacer los cambios en la certificación que consideremos oportunos hasta tenerla al gusto.
En caso de dudas solicite una formación programada.
El equipo de Onnix Software.
Esperamos guiaros a través de esta Faq en el proceso de facturación sobre obras o proyectos.
¿Qué es una factura de certificación?
Es una factura parcial o total sobre un proyecto u obra que normalmente facturaremos con un texto, aunque existen otras posibilidades que veremos más adelante.
En una certificación no se sirven líneas. Para esto ya existe la opción de servir. Pero si que controlaremos lo facturado contra lo ofertado, y tendremos relacionadas las líneas con la factura de certificación.
¿Entonces por que usar una certificación?
En obras que el avance se cobra por objetivos, certificar es facturar lo que se lleva hecho.
En obras o proyectos en las que hay entregas a cuenta, o lo que se ha acordado con el cliente según ciertos compromisos de pago temporales.
Por ejemplo: 30% al inicio, 30% a los 30 días y 40% al finalizar la obra.
Sobre una certificación podremos cargar los albaranes si ha existido producción, para que no se nos queden sin vincular, quedando totalmente relacionados cambiando su estado a “servido” aunque lo que hacemos realmente es “vincularlos” con la factura.
En el siguiente ejemplo mostramos la diferencia entre facturación normal y facturación por certificación.
Normal: Presupuesto > Pedido > Albaranes > Facturas ( existe un ciclo, aunque podremos saltar de Presupuesto > Factura o Presupuesto>Albaranes>Factura )
Certificación:
1ºPresupuesto > 1ª Factura con texto ( parcial )
2º Generar albaranes ( hacer los trabajos )
3º Certificar los albaranes contra la factura (si existiesen)
4ª Presupuesto> 2ª Factura con texto ( parcial )
5º Certificar los albaranes contra la factura (si existiesen)
6º Presupuesto> 3ª Factura con texto ( Resto pendiente )
7º Certificar los albaranes contra la factura (si existiesen)
Como podéis observar en la facturación por certificación existen facturas según ciertos hitos, bien por avance o según acuerdo.
¿Vale, y como hago una factura de certificación?
En primer lugar vamos a ver los requisitos.
Para hacer una factura de certificación es imprescindible que la oferta tenga ligado una obra o proyecto. Para que exista un proyecto en Onap y relacionarlo hemos de seguir ciertos pasos “lógicos”.
Puedes consultar la Faq de ¿Cómo iniciar el ciclo de venta desde oportunidad, oferta, obra, orden de trabajo?, aunque a continuación describiremos los pasos que son bastante simples.
1.Crear una oportunidad
2.Crear una oferta/ofertas vinculada a la oportunidad
3.Aceptamos una o varias ofertas.
4.Creamos el proyecto
5.Opcionalmente crearemos una Orden de trabajo ( si vamos a imputar horas )
Ya lo tengo, tengo la oferta con su obra, ¿ahora que?
Para poder hacer facturas de certificación hemos de ir a la oferta, seleccionarla, y al pie nos aparece la opción de Certificar.
En las opciones de certificar veremos que hay 3 opciones iniciales.
1 Línea con texto de certificación
Hace una factura con el texto introducido, coste y precio de venta que le indiquemos.
Con esta opción también podemos marcar:
-Incluir artículos del documento origen (oferta)
Esta opción añade debajo del texto de la certificación con artículo 0 las descripciones y cantidades de los artículos de la oferta.
-Incluir componentes de los artículos kit
Añade a la certificación los artículos que hay dentro de los kits (en caso que la empresa los use y le interese detallarlo en la factura)
Agrupar por familias del documento origen(albaranes): Hace una agrupación de las familias de los albaranes.
-Importe: Fijo, Suma de los albaranes, bases de la oferta: Esta opción permite elegir cual es el importe a facturar entre estas tres opciones.
-Destino: Nueva Certificación ( Nueva factura )
2 Líneas agrupadas de Mano de Obra y Materiales de albaranes
Esta opción es algo más avanzada, esta opción realiza la factura en base a los albaranes seleccionados agrupando en ella la mano de obra y los materiales en 2 líneas.
Por lo tanto será obligatorio tener albaranes seleccionados certificar con esta opción.
En caso que un artículo no tenga familia clasificada como de mano de obra o de materiales se añadirá una línea más adicional.
Líneas agrupadas por familia y detalle de artículos de albaranes
Esta también es una opción avanzada, realiza una factura agrupando por familia de artículo y con el detalle de los productos.
Con esta opción seleccionada podemos marcar: Agrupar artículos por familias del documento origen (albaranes) y esto nos habilita una ventana donde podemos ver como quedaría la factura y modificar los textos y observaciones.
Esta opción permite pre-configurar la forma en la que queda la factura, incluso modificando descripciones y textos antes de facturar.
Una vez está todo revisado, haremos clic en guardar cambios y entonces se habilita el botón de + Certificar.
Vale ya tengo las facturas de certificación hechas y he terminado el proyecto.
¿Qué hago con los albaranes que tengo pendientes?
Existe un proceso que permite “vincular” los albaranes pendientes con las facturas.
Este proceso normalmente se hace en cada certificación, pero también se puede hacer al final.
En la ventana de certificación, botón certificar desde la oferta, seleccionar Destino: Seleccionamos la factura contra la que queremos vincular los albaranes.
Seleccionamos los albaranes.
Ponemos cualquier cosa en Texto Certificación ( no es relevante, pero obligatorio )
Hacemos clic en certificar.
Si alguno de los albaranes no es seleccionable, el motivo puede ser que no está marcado como facturable.
Una vez hecho esto podremos ver que los albaranes ya aparecen como servidos. Y en las líneas de los albaranes se guarda la trazabilidad con la factura de certificación donde se han “vinculado”
Conclusiones sobre certificaciones:
Aunque la ventana de certificación parece compleja, normalmente en el ciclo e negocio de la empresa se usan las opciones más comunes “ 1 Linea con texto de certificación”
Con cada opción que seleccionemos al hacer clic en + Certificar, realiza la factura en borrador ( no se genera hasta que le damos a guardar ) , esto nos permite cancelar el proceso, y hacer los cambios en la certificación que consideremos oportunos hasta tenerla al gusto.
En caso de dudas solicite una formación programada.
El equipo de Onnix Software.