Frequently Asked Question

¿Cómo puedo encontrar diferencias entre cartera y contabilidad? ¿Por dónde empezar?
Cuando empezamos con contabilidad en nuestra empresa, traemos saldos de la aplicación anterior o que nuestro gestor nos ha proporcionado y tenemos que realizar comprobaciones.
Esta guía permite tener unos puntos de control y comprobaciones para facilitarnos esta tarea tanto si arrancamos contabilidad como si empezamos en Onap y venimos de otro software.

Algunos conceptos que tendremos que tener claros.
1. SALDO CONTABLE
Es el importe resultante de los movimientos relativos a una cuenta.
Según la naturaleza de la cuenta el saldo puede crecer por el debe y decrecer por el haber, o al contrario.
Por ejemplo, si hacemos una factura a un cliente se origina un asiento a la cuenta 430 con saldo por el debe contra el haber.
En el momento que la el cliente nos paga la factura, se genera un movimiento por el haber del importe de la factura, quedando el saldo 0. A continuación un ejemplo.

Asiento factura


Asiento del cobro factura


Mayor de la cuenta antes del cobro


Mayor de la cuenta después del cobro, aquí ya podemos ver el saldo 0


Libro diario:


Ahora que ya tenemos claro que es el saldo de una cuenta y que una cuenta puede crecer por debe o por haber en función de su naturaleza continuamos.

2. CARTERA DE VENCIMIENTOS
La cartera de vencimientos es un registro generado a partir de una factura, que recoge el importe pendiente de cobro o el importe pendiente de pago, este registro inicialmente no tiene asiento contable relacionado hasta el momento de realizar un cobro/pago.

Podríamos decir que el vencimiento nos facilita la generación automática del asiento del cobro, y otros asientos en la gestión contable de cobros que no veremos en esta guía, como Anticipos, Efectos en cartera, descuento de papel , anticipo de recibos etc...

Por lo tanto en el momento de generar una factura o re-guardarla se generará uno o varios vencimientos en cartera ( según la forma de pago ) estableciendo unas fechas previstas para el cobro/pago. Estas fechas son modificables para tener un mejor control de la previsión, aunque la fecha final del asiento será la que indiquemos en la ventana de cobro.
Ejemplo:
Un vencimiento de una factura de 120€ con fecha 01/01/202X , si la forma de pago es contado generará un vencimiento pendiente de cobro a fecha 01/01/202X.

En el momento de realizar el cobro, si se realiza el mismo día no modificaremos la fecha y por lo tanto el asiento resultante tendrá la misma fecha que el vencimiento.

Pero si hacemos el cobro/pago del vencimiento a otra fecha distinta, en el momento de hacer el cobro indicaremos la fecha real para que así se genere el asiento, tendremos una fecha "prevista en el vencimiento" y una fecha "real del día del cobro" en el asiento contable.

Vamos a poner un ejemplo:
Factura a fecha 26/03



Vencimiento generado a 26/03 ( todavía pendiente ):



Cobro realizado a 28/03



Distintas fechas:


El asiento coincide con la fecha del cobro:



Por lo tanto manejamos vencimientos de cartera ( que son una previsión ) pero a nuestra contabilidad realmente van los cobros y pagos realizados a la fecha que indiquemos.

CONCLUSIONES:
La cartera sirve para saber que nos deben los clientes de una forma visual muy clara, estos registros están relacionados con las facturas hacia atrás y con los asientos de cobro/pago hacia delante ( cuando se produce el cobro o el pago).
Es posible que una factura tenga varios vencimientos porque hayamos decidido dividir los cobros o pagos fraccionándolos, o por un acuerdo específico con cliente/proveedor.

VENCIMIENTOS FACTURAS Y SUS ESTADOS:
Los vencimientos que están incluidos en un nivel superior se darán por cobrados/pagados para no generar una duplicidad.
El estado de una factura ( bola verde ) cambiará también a verde (cobrada) en el momento que su vencimiento está en un nivel superior.
Esto ocurre por ejemplo cuando agrupamos varios vencimientos, un cliente nos paga varias facturas juntas, factura A + factura B + factura C
Por ello es muy importante gestionar los cobros y pagos desde vencimientos y no fijarnos solamente en el estado de la factura, porque esto puede inducir a un error.

FACTURAS EN AGRUPACIONES:





De momento la los vencimientos ni la agrupación tiene asiento contable, el asiento se generará en el momento de dar el cobro de la agrupación.
En el ejemplo anterior sólo existe el asiento de la factura.

COMPROBACIONES DE SALDOS CONTABILIDAD VS CARTERA
Si arrancamos a 1 de Enero de 202x Con un asiento de apertura con un saldo de un cliente de 100€ significa que este arrastra de facturas pendientes de cobro, podemos tener el detalle o no de las facturas pendientes, veremos después para que nos sirve este dato.

Importante: Lo ideal para estos casos es cargar en cartera un asiento manual indicando que el cliente nos debe 100€, y de esta forma hacer coincidir el saldo en cartera con el saldo de contabilidad para ese cliente.

Las facturas que se han generado en el ejercicio 202x tendrán sus vencimientos y el monto arrastrado del ejercicio anterior también.
Existirán casos en los cuales se pueda traspasar cartera de aplicaciones anteriores, por ejemplo, si el saldo en el asiento de apertura es de 100 y sabemos que se corresponde con 2 facturas una de 50 y otra de 50, lo ideal sería generar en cartera 2 registros indicando en la referencia de las facturas pendientes, y así teniendo un mejor control sobre "lo pendiente".

EJEMPLO DE UNA COMPROBACIÓN

APERTURA

MAYOR DE LA CUENTA:


CARTERA:
Si no hacemos nada, el saldo de cartera es distinto al saldo contable porque no se muestra el saldo arrastrado del año anterior ( contabilidad anterior traspasada )

IGUALAR CARTERA CON CONTABILIDAD.
Añadiremos el monto de la apertura a un vencimiento manual si no tenemos de que facturas viene, pero si conocemos el detalle podemos dar de alta en cartera tantos vencimientos como facturas pendientes que están relacionadas con ese saldo.



Revisamos de nuevo Mayor de la cuenta del cliente y cartera:
MAYOR:



CARTERA:


Ahora tenemos exactamente lo mismo.
En este ejemplo he realizado un caso bastante simple, esta comprobación puede ser algo más compleja si hacemos esta comprobación a lo largo del año cuando se han producido muchos movimientos.
Pero como al final revisaremos saldos pendientes, estos han de ser coincidentes tanto en contabilidad como en cartera.

Espero que esta guía ayude a establecer un patrón de comprobación y revisión contable y gestión organizado y fundado para facilitar esta tarea.

El equipo de Onnix Software.

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